亿星外贸软件

厦门亿星软件有限公司长期专注于家居装饰品（工艺陶瓷，玻璃工艺品，编织及藤铁工艺品，家居装饰品，园林用品，家具）、礼品（节日用品，礼品及赠品，玩具，钟表眼镜）、日用消费品（餐厨用具，日用陶瓷，家居用品）这三大类行业的外贸管理软件、生产管理软件、ERP软件的研发，亿星系列管理软件已在1500多家行业用户中获得成功应用，是国内最专业的工艺品行业管理软件提供商。

亿星外贸软件(现阶段外贸软件行业概况 如何选择一款合适外贸软件)

亿星外贸管理软件特点(一、样品档案管理 二、单据及业务流程管理 三、采购及生产合同管理 五、出货管理 六、应收应付管理 七、邮件管理 八、数据安全管理)

亿星外贸软件

现阶段外贸软件行业概况

目前市面上外贸管理软件很多，由于外贸的整个流程相对固定，在大的功能模块划分上，成型的外贸软件看上去都差不多，考察某款外贸软件是否真的能适合贵司所经营的产品特点，是否真的能让您有可能真正充分使用起来，并实实在在获得得管理效益，关键在于对软件功能细节的考察，细节决定成败这句话用在软件上是再合适不过了。很多听上去很完美的软件，却最终没办法用起来，浪费了您大量的时间，甚至影响到公司的发展规划，基本上都是卡在一些“细节”的实现上，因为这些“细节”对业务员的实际使用操作，可能造成了极大的不便，导致业务员对软件的抵制，大家不愿意把数据录在系统中，那么系统就成了一个空壳了。

如何选择一款合适外贸软件

一套真正能在全公司推广起来，并最终实现公司管理目的和效益的工艺品行业外贸软件，应该要能解决好工艺品行业一些特有的问题：

1、能真正减轻一线工作人员的数据录入负担，这些人员包括样品数据维护人员，业务员，跟单人员，验货人员，财务人员，部门经理等；

2、能提完善的单据Excel（特别是图文混排的单据格式）导出功能，如果业务员在系统中录了一次数据之外，还得在Excel中再做一次录入或进行大量的格式调整，系统的实用性也将大打折扣；

3、对涉及组套产品的，软件应能真正解决产品组套带来的一系列问题，包括对组套信息的维护、整套成本的计算、组套之后的混装或分装问题、套件类产品的采购，以及更复杂的动态组套问题（按客户的实际要求进行随意组套）；

4、在工艺品行业中，包装是一个重要因素，围绕包装，有一系列的问题：软件能否根据客人的包装要求准确计算出包装成本，自动生成包装规格说明，并根据不同的包装要求，重新核算出合理的报价（包装改变之后，会同时影响到FOB费用，如果是CNF或CIF价格条款的，海运费的影响就更大了），订单确认之后，能否准确产生出包材采购单；

涉及包装部分的数据特别容易出错，但出错带来的影响又很大，最糟糕的还将导致无法按客人要求的数量出货（外箱规格错误，CBM错误，会导致装柜数量出问题）；

5、图片处理功能：在工艺品行业中，图片是极为重要，这体现在二大方面，一是图片的保护，二是图片的使用；这二者有时是互相矛盾的，如何做到既要有很彻底的安全保护机制，又不影响正常使用，是衡量工艺品类外贸软件的一个重要因素；

图片功能还涉及一些更细节的处理，如：能否自动压缩过大的图片（否则邮件可能发不出去或很难发）；动态组套时，能否根据子货号的图片自动合成货号图片（否则业务员要花很多时间在重拍一张货号总图片上）；在各种导出的Excel表格或打印出来的报表中，如何确保图片不变形；

6、能实现必要的管理控制，如数据异常自动提示机制，单据审核机制，数据查看、操作权限控制机制，待办事项自动提醒机制等；

以上几点，说起来很容易，但要真正实现起来，难度是非常大的，特别是在手工艺品类行业，由于货号多，客户改样多，在开发、报价、送样、接单、采购（生产）、出货的整个过程中，各种单据需要记录的信息很多（包装、配件、图片、组套关系、产品改动、各种规格说明，当然也包括最重要的价格和数量信息），各相关人员经常为了找到或确认一些数据，花费了大量的时间和精力，通过软件来处理这些数据，对软件的细节要求就更高了，没有对行业特点的彻底了解，是不太可能开发出真正管用的软件产品的。（某些公司一直试图在模仿亿星软件，但最多也只能模仿到一些表面功能，真正的数据核心处理、控制功能，包括大量的操作实现细节，是无法模仿的）

亿星外贸管理软件特点

一、样品档案管理

1、 亿星外贸软件提供从样品开发开始，一直到样品贴上条形码标签进入样品室这一完整的样品制作流程、样品数据管理功能；

2、 亿星外贸软件的样品开发管理 模块包括开发项目管理、开发进度管理，可跟踪各个开发项目以及各项目中各个货号的开发步骤、开发进度；

3、 样品档案管理功能特色：

1） 包装计算功能：根据产品尺寸及包装要求，自动算出内盒、中盒、外箱的规格及成本，并可计算整箱包装毛、净重；

可预设多种包装方案，如普盒包装、彩盒包装、礼盒包装、邮购包装等，并推算、管理各包装方案下的装箱率、CBM、包装成本；

2） 产品组套功能，可管理一个货号下各款子货号的相关数据，并自动合并成本；

3） 图片管理功能：

3.1）在亿星外贸软件中，所有产品图片保存在数据库中，只有通过授权方可查看、使用，避免了以文件形式管理图片所带来的各种问题；

3.2）亿星外贸软件内置图片自动压缩功能，可限制档案库中各样品所使用的图片大小，超出限制大小的图片会被自动压缩，避免由于图片过大导致今后邮件发送时有困难；

3.3）亿星软件提供图片自动合并功能，对套件类的产品，可以自动根据子货号的图片，合成货号总图片；

4） 条形码标签自动生成功能，可使用普通激光打印机制作出各种格式精美的条形码标签，标签内容根据事先录入的相关数据自动提取，标签上的价格信息可以设置加密；

利用标签制作功能可以有效避免手写标签经常存在的手写错误，并极大提高标签制作效率和标签的美观、规范；

5） 成本及报价核算功能，根据产品的原料、配件、包装、加工工价以及运输成本、贸易费用等相关数据，核算成本；根据核算出的成本和指定的报价计算公式，自动计算出对外标准报价；

当配件采购价格，包装材料或汇率、运输成本等成本相关因素有变化时，可自动整批重新计算成本，并利用新的成本重新计算对外报价；

6） 亿星外贸软件可根据产品尺寸、内盒\\外箱尺寸等相关数据，自动生成产品的包装规格描述文本，大大提高样品数据维护的效率和准确性；

7） 可维护不同厂家，不同包装要求下的厂家报价记录；

8） 贸易资料聚集功能，打开某个样品档案，可以方便查看该货号所有的对外报价记录、送样记录、下单记录、采购记录、出货记录；

二、单据及业务流程管理

1、 业务员制作报价单、样品单、订单时，只要输入货号、客号或厂号， 亿星外贸软件会自动提取图片、包装、价格等所有的相关数据，如果该货号针对当前报价客人有过历史记录，系统会自动提取最近的那次记录，否则自动提出样品档案中的标准数据；

利用亿星外贸软件历史贸易记录的自动提取和提示功能，可以很大程度上提高业务员报价、制单的工作效率和准确率，减少人工失误，减少内部询价造成的客户长时间等待回复现象；

2、 客人更改产品的包装要求、更换配件或更换组套方式时， 亿星外贸软件可自动计算新的成本并自动给出新的报价，目前市场上的所有外贸软件中，只有亿星外贸软件具备此类强大的计算功能；

3、 亿星外贸软件提供了按系列整批快速报价的功能，一个系列下几十、几百个货号的报价单可瞬间完成；

4、 在亿星外贸软件中，可以在 同一个报价单内同时报出不同价格条款、不同起运港、整柜(FCL)或拼柜(LCL)、不同数量等级下的各种价格；

5、 亿星外贸软件具备价格异常提醒功能，如果某个货号的价格水平低于或高于正常的价格范围，在制作报价单或订单时， 亿星外贸软件会自动给出提醒；

6、 亿星外贸软件具备自动拼柜计算功能，可以按相同体积、相同箱数、相同数量三种方式自动进行拼柜处理，自动拼柜时还可以对特定货号锁定数量，其他的参与自动拼柜；

7、 订单效益测算功能，可根据价格条款和付款方式，按照预先设置的估算方法，自动估算包括拖车费用、报关费用、提单费用、排载费用、预报舱单费用、THC、BAF、ORC以及银行手续费等各种各样的费用，结合采购成本和退税收入，在接单时准确估算每一单的效益；

8、 亿星外贸软件具备 多种方式的翻单功能，可以整单翻单，也可以很方便地从几单中选取各自的货号翻单；

9、 亿星外贸软件支持多种单据输出格式，单据可以输出为Excel、PDF、XML、JPG图片等各种格式，每种单据都内置了多种格式精美、规范的模板；

10、单据导出成Excel格式时， 亿星外贸软件支持一个货号一个工作表(sheet)的功能，支持多种关联单据（订单、发票、箱单等等）合并到一个Excel文件中的功能；

亿星软件的单据Excel导出功能中，还提供一个货号多张图片同时导出功能，可以将一个货号下的所有子货号图片，原始档案中的货号图片，单据中另行指定的货号图片，以及附加指定的其他图片，一次性自动导入到Excel表格中；

三、采购及生产合同管理

1、 根据订单上的品种、数据以及包装要求、配件要求，自动生成按厂商分割的国内采购合同，或自动生成下发给生产部门的生产通知单；

2、 组套的产品可根据组合方式自动拆分到各个子货号，分阶段外发加工的产品，可以按工序生成产品加工单；

3、 采购时支持损耗计算，支持订单单位与采购单位的自动换算；

4、 亿星外贸软件支持无订单情况下的计划采购单管理功能，可以直接录入计划采购单；

四、验货管理

1、按照MIL-STD-105E标准开发，符合国外客户最严格的验货标准，全套完整的验货报告；

2、验货提醒功能

五、出货管理

1、 根据出货计划进行合理的出货安排，提供出货排载功能；

2、 全面支持一个订单多次出货，多个订单合并出货，多个订单多次出货功能；

3、 一次录入出货明细， 亿星外贸软件自动生成Shipping Order，Invoice，Packing List，Detail List以及商检单、报关单、产地证等所有出运所需单证，杜绝出运单据之间数据、描述不符现象；

4、 发票、箱单等单据格式支持分柜格式、按大类品名分组格式等各种复杂格式；

5、 结合“亿星条形码装柜”系统，可以彻底杜绝装柜出错现象；

6、 自动根据海关编码汇总大类品名及所对应的箱数、数量、单价，方便制作报关所需数据；

7、 自动根据出货涉及的厂家，生成工厂开票通知单；

六、应收应付管理

应收管理：

1） 亿星外贸软件的应收管理包括应收出货货款以及更难管理的各种样品费、订金、加减费用的管理；

2） 从订单确立开始直到各次出货， 亿星外贸软件自动跟踪订金、各种加减费用的收取情况，不管是一个订单多次出货，或是几个订单合并出货，各种加减费用是分批收取或是一次收取，通过系统的数据跟踪功能，可以清楚地掌握那些费用已收，那些费用未收，杜绝费用漏收现象；

3） 应收账目和收款冲账分开处理，应收账目根据实际出货金额、加减费用约定、送样收费约定等相关数据自动生成，结合根据实际收款情况进行的收款冲账登记，可以清晰、准确地跟踪那些客户还有那几笔款未收；

应付管理

1） 亿星外贸软件的应付管理支持根据实际出货数量或根据实际验收入库数量二种方式产生应付账款，应付账包括货款、加减费用、预借、预付等各种在实际业务中可能发生的支付方式；

2） 亿星外贸管理软件根据出货数量或各厂家的验收入库数量，结合在采购合同中约定的预付条件、各种加减费用数据，自动生成应付账款，结合根据实际付款情况进行付款冲账登记，可以清晰、准确地跟踪那些厂家还有那几笔款未付；

3） 亿星外贸管理软件内置付款控制功能，能有效避免重复付款现象的发生；

七、邮件管理

亿星外贸软件包含最完整的邮件管理系统，可以对全公司的进、出邮件进行集中统一管理，并自动进行邮件分发、邮件归档处理：

1、对新邮件进行自动分发处理，根据各种预先设置的分配规则，将邮件自动分配给相关的业务员；

2、将与某个客户在全公司范围内的所有往来邮件自动归档在该客户名下，无需进行任何的手工分类处理；

3、根据审核规则，对需要审核之后才能发出的邮件进行审核管理；

4、提供发信人IP真实来源地显示、提供多语种的邮件自动翻译功能；

5、提供邮件群发功能；

6、在查找邮件时，根据查找的关键字，不仅仅在邮件内容中查找，更可直接对邮件附件内容进行关键字查找（目前可直接穿透查找的附件文件格式包括excel,word,pdf以及文本文件）；

7、具备常见邮件客户端的所有功能，如定时发送、信纸管理、阅读回执、反垃圾邮件机制等；

八、数据安全管理

1、权限管理：对所有数据（客户档案、供应商档案、样品档案、报价单、样品单、订单、采购单、出货记录以及应收应付记录等）按查看、编辑、新增、删除、打印、导出进行操作权限控制，对所有数据的查看范围进行分配；

可进一步限制对某些资料更严格的查看内容限制，如可以限制有些人可以查看样品的成本数据，有些人可以查看报价数据，所有这些进一步的查看限制，都可以自行定义；

2、数据更改更改跟踪：自动跟踪各种数据的修改记录，如什么人、什么时候、在那台电脑上，对样品档案的那一项数据进行了修改，修改之前是什么样的，被修改成什么了；

数据更改自动跟踪的内容包括所有数据（客户档案、供应商档案、样品档案、报价单、样品单、订单、采购单、出货记录以及应收应付记录等）