深圳市档案案卷质量标准

一、组卷要求(（一）齐全完整 （二）分类科学 （三）保持文件内在联系)

二、外形要求

三、排列编目要求(（一）卷内文件排列。 （二）卷内文件编号。 （三）填写卷内文件目录。 （四）填写卷末备考表。 （五）案卷排列。 （六）案卷编号。 （七）编制档案全引目录。)

2002年4月26日深圳市第三届人民代表大会常务委员会第十五次会议通过）

（1994年12月12日深圳市档案局印发　深档字〔1994〕49号）

一、组卷要求

（一）齐全完整

1、应归档文件齐全。

2、一个问题的构件不能缺漏。

（二）分类科学

全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

（三）保持文件内在联系

1、时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。

（2）按专门年度（如教学年度、会计年度、粮食年度等）形成的文件，放在专门年度组卷。

2、来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

3、内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。

不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在案录目录和卷内目录中加注说明。

其他文件材料按有关规定组卷。

4、划分保管期限。根据国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和其它有关专业档案保管期限的规定，结合文件的具体情况，将不同保存价值的文件分别组卷。

5、题名确切。案卷题名结构完整，应当准确概括卷内文件的主要制发机关、问题、文种。文字简练，标点正确。

二、外形要求

（一）采用由市档案局统一监制的规范化的档案卷皮、卷盒、照片（底片）档案夹、卷内文件目录、案卷目录等装具材料。

（二）填写案卷封面。应用毛笔或黑色墨水钢笔按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰。

（三）案卷装订。装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

1、单份文件装订的案卷，卷内文件应逐件用线装订，正本与定稿合订在一起。

2、整卷装订的案卷，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。

3、不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装人卷袋或卷盒内。

三、排列编目要求

（一）卷内文件排列。

内容单一的案卷，卷内文件按其形成时间先后顺序排列。密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后。其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

（二）卷内文件编号。

应按卷内文件排列顺序依次编写页号或件号。整卷装订的案卷，应在有文字、图样的每页文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的案卷，应在卷内每份文件的右上方加盖档号章，并逐件编写件号。档号章的格式与尺寸如下：（略）

（三）填写卷内文件目录。

按照卷内文件的排列顺序，逐件填写卷内文件目录。文件标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，应另拟标题。填写日期时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“”号。卷内文件目录放在卷首。

（四）填写卷末备考表。

每卷卷尾应填写卷内备考表，说明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。

（五）案卷排列。

依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、组织机构（或问题）的排列方法。

（六）案卷编号。

根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编案卷号。通常是一个年度编一个流水顺序号，若一个年度内案卷数量不多时，可几年合编一个流水顺序号。

（七）编制档案全引目录。

档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。立卷说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。

全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，一年或若干年度编一本，并逐一编目录号。在一个全宗内，档案全引目录号不得重复。

档案全引目录须打印一式3份。